一只機器手握著一個印有 “我愛我的工作” 字樣的馬克杯
作者：丹妮爾?阿布里爾
人工智能本該讓工作變得更輕松，但如何高效運用它，卻成了不少人的難題。
過去幾年間，人工智能模型持續(xù)迭代升級，涌現(xiàn)出大批適用于記筆記、編程、寫作等特定任務(wù)的工具。去年，許多職場人都在嘗試使用各類 AI 工具，親測究竟哪些工具真正實用。與此同時，隨著雇主愈發(fā)重視將 AI 融入業(yè)務(wù)運營，他們也開始要求員工掌握 AI 的使用技能。
“我認為 2025 年只是一個開端，大家在這一年摸索出了用 AI 提升工作效率的門道?！?工作流自動化平臺 Zapier 的首席執(zhí)行官韋德?福斯特表示。
蓋洛普公司近期開展的一項民意調(diào)查顯示，在工作中使用 AI 的人數(shù)正持續(xù)增長。去年第三季度，美國員工中每年至少使用幾次 AI 處理工作的比例達到 45%，較上一季度提升 5 個百分點。調(diào)查結(jié)果表明，AI 的三大主要用途為整合信息、生成創(chuàng)意和學(xué)習(xí)新知識。
《華盛頓郵報》采訪了多位職場人士，總結(jié)出他們高效運用 AI 的經(jīng)驗。以下是其中五條實用技巧。注意事項：AI 并非適用于所有職場人士，請務(wù)必遵守所在公司的相關(guān)規(guī)定。
一、 自動化管理收件箱
管理電子郵箱是件煩心事。福斯特指出，盡管郵箱服務(wù)商提供了一些輔助工具，但 AI 能實現(xiàn)的功能要強大得多。
你可以創(chuàng)建一個 AI 智能代理，或使用 AI 應(yīng)用程序，通過簡單指令對收件箱進行分類、整理和優(yōu)先級排序。這相當(dāng)于為郵箱設(shè)置一套復(fù)雜的自動化規(guī)則，自動決定郵件歸入哪個文件夾、標注何種標簽以及是否標記為緊急郵件。相比設(shè)定死板的關(guān)鍵詞或聯(lián)系人清單，你可以用自然語言明確需要重點關(guān)注的主題或事項。
AI 還能自動草擬針對特定類型郵件的回復(fù)內(nèi)容。福斯特舉例說，每當(dāng)有人詢問職位空缺時，AI 可以自動生成回復(fù)，引導(dǎo)對方訪問招聘網(wǎng)站。
“你完全可以實現(xiàn)收件箱的高度自動化管理?！?他說。
要實現(xiàn)上述功能，你可以借助 Zapier 這類工具 —— 該平臺提供免費基礎(chǔ)版和付費高級版服務(wù)；也可以選擇 SaneBox 和 Superhuman，這兩款工具均采用分級付費模式。
二、 打造私人智能助理
多位職場人士表示，在快速了解工作進展、確定任務(wù)優(yōu)先級和跟蹤項目進度方面，AI 的作用尤為突出。
虛擬社區(qū)兼非營利組織 “女性定義人工智能” 的聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官海倫?李?庫普稱，她在年初創(chuàng)建了一個 “人工智能辦公室主任”，專門幫自己梳理工作優(yōu)先級。每天早上，她會通過克勞德（Claude）的語音模式下達指令，隨后 AI 便會為她規(guī)劃好一天的工作安排。創(chuàng)建這個智能助理的過程十分簡單：她向聊天機器人下達指令，要求生成一個人工智能助理，同時提供一系列參數(shù)設(shè)定并上傳工作文檔；之后她對指令進行微調(diào)，再將內(nèi)容粘貼到克勞德項目中，一個可重復(fù)使用的定制化機器人就生成了。
“每天早上，我可以把腦子里的待辦事項一股腦告訴它，它就能幫我初步梳理出任務(wù)的優(yōu)先級順序，這種感覺太棒了?！?她說。
福斯特還推薦了另一種方案：打造一個每日簡報智能代理。它可以整合你的郵箱和日歷信息，生成待辦事項清單和重要更新，通過郵件發(fā)送給你。要實現(xiàn)這個功能，你需要創(chuàng)建一個定制化生成式預(yù)訓(xùn)練變換模型（GPT）—— 這需要訂閱 ChatGPT Plus，月費 20 美元。操作步驟是點擊側(cè)邊欄的 “探索 GPT 模型”，再選擇 “創(chuàng)建”。若要實現(xiàn)簡報自動化發(fā)送，你需要將 ChatGPT 與郵箱和日歷綁定，但在此過程中需警惕安全與隱私風(fēng)險。你可以向 AI 下達指令，讓它每天早上發(fā)送包含你所需具體信息的簡報郵件。你也可以開發(fā)一款每日待辦事項應(yīng)用程序，這可能需要借助額外工具或托管服務(wù)，但 ChatGPT 會為你提供詳細的操作指南。
如果不想讓 ChatGPT 訪問你的個人賬戶，你可以手動上傳日歷、任務(wù)清單或部分通訊記錄，再讓 AI 據(jù)此確定任務(wù)優(yōu)先級。
三、 按需定制工具應(yīng)用
多位職場人士提到，為解決工作中的具體問題，他們借助聊天機器人和簡單指令生成代碼，打造定制化應(yīng)用和工具 —— 這種方式被稱為 “隨心編碼”。智能代理人工智能風(fēng)險平臺 Radiant Intel 的聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官邁克爾?弗蘭克表示，他通過克勞德代碼（Claude Code）以及谷歌 Antigravity 這類應(yīng)用構(gòu)建工具，開發(fā)了一款能為自己聚合本地新聞的應(yīng)用程序。他還指出，人們可以開發(fā)應(yīng)用來輔助學(xué)習(xí)新技能，或為自己的工作提供反饋以實現(xiàn)改進。他建議，不妨從自己常犯的錯誤或耗時較長的任務(wù)入手，針對性地開發(fā)工具。
“這類工具或許不會徹底改變一個人的生活，但它們完全能幫你提升 5%、10% 甚至 15% 的工作效率，這是毋庸置疑的?！?他說。
李?庫普稱，她通過 AI 平臺 Gumloop 開發(fā)了一個智能代理，專門監(jiān)控某一斯拉克（Slack）工作頻道的網(wǎng)站反饋，并將發(fā)現(xiàn)的問題記錄到追蹤系統(tǒng)中。該平臺提供免費基礎(chǔ)版服務(wù)，而且無需具備編程知識就能創(chuàng)建 AI 智能代理。伊利諾伊大學(xué)芝加哥分校市場營銷學(xué)助理教授亞歷山大?K． 穆爾則借助 Replit 和克勞德代碼，快速搭建了定制化網(wǎng)頁，從而更高效地開展調(diào)查工作。
制造業(yè)人工智能初創(chuàng)公司 Soff 的首席運營官賈拉卡?拉瓦特表示，你還可以在克勞德平臺上搭建定制化數(shù)據(jù)儀表盤，用于跟蹤銷售額、客戶滿意度、某款產(chǎn)品或某項功能的性能表現(xiàn)，以及其他關(guān)鍵指標。你可以要求 AI 根據(jù)數(shù)據(jù)給出改進措施的行動清單。她補充道，用好這個儀表盤，還有助于你爭取下一次晉升機會。
“這是展示工作成果的絕佳方式，” 她說，“而且只需要編寫一個提示詞，10 分鐘就能搞定。”
四、 讓初次溝通不再尷尬
拉瓦特建議，在向新客戶推銷產(chǎn)品，或與新同事、其他職場人脈建立聯(lián)系之前，可以借助 AI 挖掘雙方的共同點，作為破冰的話題。
她會使用佩爾普萊克西蒂公司開發(fā)的人工智能瀏覽器 Comet，根據(jù)對方的領(lǐng)英檔案和谷歌上能檢索到的公開信息，尋找自己與對方的共性。有一次，她想和某家目標公司的首席執(zhí)行官建立聯(lián)系，Comet 幫她查到，這位首席執(zhí)行官是個披薩愛好者，還曾經(jīng)營過一家披薩公司 —— 這個細節(jié)就藏在一期播客節(jié)目里。正是這個有趣的小發(fā)現(xiàn)，讓她的初次溝通變得順暢自然。這種方法同樣適用于那些想要轉(zhuǎn)行、拓展人脈的人。
五、 優(yōu)化會議紀要
多位職場人士反映，視頻會議平臺自帶的會議紀要和轉(zhuǎn)錄功能往往會被大家束之高閣，但如果是自己主動整理的紀要，查閱頻率會大大提高。
因此，他們選擇使用人工智能記事本 Granola 來優(yōu)化會議紀要。這款工具無需讓 AI 機器人以參會者身份進入會議（不過用戶可以選擇通知他人自己正在使用該工具），就能豐富會議紀要的內(nèi)容。它可以轉(zhuǎn)錄會議內(nèi)容，按照你習(xí)慣的筆記格式進行整理，補充細節(jié)并提煉行動項。你甚至可以在會議前就寫好初步筆記，或在會后向它提問，梳理會議中討論的趨勢。福斯特說，他曾通過這款工具，從自己的對話內(nèi)容中提煉出適合作為社交媒體帖子的主題。他還提到，Granola 甚至能充當(dāng)職場指導(dǎo)的角色。
“人們會很自然地相信它給出的結(jié)論，” 他說，“因為 AI 的評價往往中立客觀?！?/p>
附贈技巧：讓你的 AI 聊天機器人少一點阿諛奉承。穆爾表示，這樣能得到更直截了當(dāng)?shù)姆答?。?ChatGPT 中，點擊屏幕左下角的用戶名進入個性化設(shè)置界面；在 “自定義指令” 和 “關(guān)于你” 這兩個板塊中，強調(diào)優(yōu)先保證內(nèi)容的準確性、推理的清晰性和解釋的詳盡性，而非一味奉承、夸贊和附和你。你可以明確要求它敢于反駁、直言不諱。穆爾還提供了一個可供參考的提示詞模板。
職場人士們表示，學(xué)會高效運用 AI 處理工作，最難的是邁出第一步。但一旦上手，后續(xù)就會越來越輕松。
“別想得太復(fù)雜，” 李?庫普說，“選一款大型語言模型，直接開始用就好?！?/p>